Yleistä tarjouksesta
Kiitos luottamuksesta palveluitamme kohtaan!
Hurma Tuotanto on vuonna 2008 perustettu laadukas tapahtumatoimisto. Yli tuhannen järjestetyn tapahtuman kokemuksella uskomme olevamme teille loistava palveluntarjoaja. Hurma on järjestänyt esimerkiksi Fennia-konsernille koko henkilöstön 700hlö tapahtuman kahtena peräkkäisenä vuotena.
Tässä tarjouksemme tapahtumastanne ”avaimet käteen -periaatteella”.
Tapahtumatuotanto
Hurma Tuotanto Oy järjestää Marioff Corporation Oy:n pikkujoulut perjantaille 3.11.2023 Agroksenmäen holvikellarille, niin sanotulla ”avaimet käteen -mallilla
Ennen tapahtumaa
Hurma tuottaa tapahtuman ketterällä otteella kevään ja kesän 2023 aikana yhdessä Marioffin tapahtumasta vastaavan tiimin kanssa. Hurman vastaava tuottaja Tanja Ursin koordinoi tapahtumaa tiiviisti yhteistyössä Marioffin, tapahtumatilan, cateringin ja kaikkien muiden alihankkijoiden kanssa.
Sopimus
Hyväksyttyänne tämän alustavan tarjouksen, alamme suunnitella kanssanne yksityiskohtia. Kun kaikki yksityiskohdat on päätetty, allekirjoitetaan vielä lopullinen kirjallinen sopimus.
Tapahtuman aikana
Hurmalta on riittävä määrä tapahtuma-alan huippuammattilaisia vastaamassa toiminnasta niin lavalla kuin lavan takanakin.
Tapahtuman teema
Tyylikäs iltajuhla Karibia-teemalla
Upeaa ohjelmaa, joka ei jätä ketään kylmäksi.
Mukana myös osallistavaa ohjelmaa.
Ilta pähkinänkuoressa
- Tila somistetaan ja valaistaan teeman mukaisesti.
- Kun vieraat saapuvat, tilassa vastassa sambaryhmä
- Buffet-illallinen
- Samba-show ruokailun jälkeen
- Leikkimielinen ja vapaaehtoinen tanssiopetus
- Musiikkia DJ:n ja salsa-bändin toimesta
- Tanssia ja vapaata juhlimista
Tapahtumapaikka
Agroksenmäen holvikellari, Helsingissä Tukkutorin kupeessa
OHJELMASTA
Lopullinen ohjelma suunnitellaan yhdessä Marioffin kanssa.
Alustavana ideana:
- Toimitusjohtajan puhe
- Samba-ryhmän esitys
- Tanssin opetus
- Salsa-bändi
- DJ
Tapahtumatekniikka
Pakettimme sisältää kaiken tarvittavan tapahtumatekniikan, kuten äänentoiston ja valaistuksen.
Lisää ohjelmasta (ja ideoita)
Budjetin salliessa on tapahtumaan mahdollista lisätä ohjelmaksi esimerkiksi:
- Osaavien baarimestareiden pitämä drinkki-baari tai alkoholiton mehubaari
- Valokuvaaja tai photo-booth:
Vieraiden kuvaaminen on pidetty ohjelma ja mukava muisto.
Kuvaaminen voidaan toteuttaa oikean kuvaajan kanssa tai valokuvauskopissa. Oikea valokuvaaja voi hoitaa vieraiden kuvaamisen lisäksi myös muun tapahtumakuvaamisen. - Kuubalaisen sikarin käärimisen kurssi
- Halutaanko tapahtuman loppuun jokin pieni ”yöruoka”?
Somistus
Juhlatila somistetaan Hurman somistuskumppanin toimesta upeasti karibia-teeman mukaan.
Esimerkkejä somisteista
- Palmuja
- Rantatuoleja
- Aurinkovarjoja
- Kuubalainen ”amerikanrauta”
Henkilökunta
- Tuottajat
- Järjestyksenvalvonta ja ensiapu
- Siivous
- Tarjoilijat
- Roudarit
Pitopalvelu ja tarjoilut
- Alkumaljat (tilaajan omat juomat)
- Buffet-illallinen
- Drinkkiliput ja baari?
- Yöruoka?
RUOKA - Buffet-illallinen
Menu suunnitellaan teemaan sopivaksi. Tässä yksi esimerkki. Erikoisruokavaliolliset henkilöt saavat korvaavia tuotteita tarpeen mukaan.
ESIMERKKI
MENU
Meksikolainen perunasalaatti
Grillattuja kasviksia
Hedelmäistä vihersalaattia
Linssi-papu-lehtikaalisekoitusta
Nachoja ja salsaa
Tuliset katkaravut
Pina colada firteerattua mustekalaa
Kanavartaita ja salsa verde
Hiilostettua lohta ja Guacamolea
BBQ ribsejä
Lohkoperunoita
Uunijuureksia
Karibialaista vilja-riisi sekoitusta
***
Mangomoussea, mangoa ja pähkinä-keksicrumblea kupissa
Logistiikka
- Tilaajalle voidaan järjestää yhteinen bussikuljetus juhlapaikalle, budjetin sen salliessa.
- Kaikki palvelut sisältävät tarvittavan logistiikan
Aikataulu / tapahtuman kulku (alustava)
Perjantaina 3.11.2023 (tai pe 10.11.2023)
Klo 09.00-16.00
- Juhlatilan rakentaminen ja mahdollisnen esitysten harjoittelu
- Sound check
Perjantaina 3.11.2023
- Päivän aikana loput valmistelut.
- 16.00 kaikki valmista
- 17.00 ovet avataan, alkumaljat, samba-ryhmä vastassa, musiikkia
- 17.30 virallinen tapahtuman aloitus, mahdollisia puheita
- 17.45 ruokailu alkaa
- 19.30 SHOW+opetus
- 20.30 Salsabändibändi ja dj viihdyttävät
- 23.00 valomerkki ja siirtyminen takseille
- 23.00 mahdollinen yöruoka tarjolla?
la 4.11.2023 klo 00-06
- Tapahtumatilan purkaminen
Arvio kustannuksista
- Varausmaksu 5% arvioidusta kokonaishinnasta veloitetaan varauksen yhteydessä.
- 50% sovitusta summasta kuukausi ennen tapahtumaa ja loput 14 vrk tapahtuman jälkeen.
- Hintoihin lisätään arvonlisävero
Kuinka tästä eteenpäin?
- Tarjouksen hyväksyminen ja laskutustietojen toimittaminen varauslaskua varten
- Hyväksyttyänne tarjouksen saatte sopimusluonnoksen, jota alamme kevään ja kesän aikana päivittämään sitä myöten, kun asioita saadaan lopullisesti päätettyä.
- Tapahtumasta vastaava tuottajamme Tanja on teihin yhteydessä pian.
- Sovitaan tarvittava määrä tapaamisia ja tiloihin tutustumisia kevään, kesän ja syksyn aikana.