Yleistä tarjouksesta
Kiitos luottamuksesta palveluitamme kohtaan!
Tässä tarjouksemme tapahtumastanne avaimet käteen periaatteella.
Tapahtumatuotanto
Hurma Tuotanto Oy järjestää Gummeruksen ke 12.10.2022 tapahtuman niin sanotulla ”avaimet käteen mallilla”.
Ennen tapahtumaa
Hurma tuottaa tapahtuman ketterällä otteella kevään ja kesän 2022 aikana yhdessä Gummeruksen tapahtumasta vastaavan tiimin kanssa. Hurman vastaava tuottaja Tanja Ursin koordinoi tapahtumaa tiivisti yhteistyössä Gummeruksen, tapahtumatilan, cateringin ja kaikkien muiden alihankkijoiden kanssa.
Sopimus
Hyväksyttyänne tämän alustavan tarjouksen, alamme suunnitella kanssanne yksityiskohtia. Kun kaikki yksityiskohdat on päätetty, allekirjoitetaan vielä lopullinen kirjallinen sopimus.
Tapahtuman aikana
Hurmalta on riittävä määrä tapahtuma-alan huippuammattilaisia vastaamassa toiminnasta niin "lavalla" kuin lavan takanakin.
Tapahtuman nimi ja teema
Gummerus 150-vuotisjuhla – 150-vuotta äänessä.
Hieno iltajuhla Kattilahallissa Suvilahdessa Helsingissä.
Tyylikäs Gummeruksen näköinen iltajuhla
Kutsuvieraina kirjailijat, suomentajat, asiakkaat, media ja muut tärkeät sidosryhmät.
Vieraita odotetaan paikalle alustavasti 250-300hlö
Ilta pähkinänkuoressa
- Tumma puku / iltapuku
- Istuva illallinen
- Puheita
- Musiikkia
- Tanssia
Tapahtumapaikka
Kattilahalli Suvilahdessa
Puhujat, juontajat, esiintyjät
Tapahtuman puheet ja juontaminen hoituvat Gummeruksen omin voimin.
Tilaustyö kuorolle: Milka Luhtaniemi (teksti) ja Tara Valkonen (sävellys), esittää Sibelius-lukion kamarikuoro
Muuksi mahdolliseksi ohjelmaksi on alustavasti ideoitu Gummeruksen toimesta seuraavia:
- Anni Kytömäki (puhe)
- Niillas Holmberg
- Pasi & Milja Kaunisto
- Senegalilaista musiikkia (tanssibändi) –
Galaxy?
Viestiseinä, tapahtuman verkkosivu ja äänestys/kysely
Ilmoittautuminen:Tapahtumaan ilmoittautuminen voidaan toteuttaa tarvittaessa sähköisesti tapahtuman oman verkkosivuston kautta.
Verkkosivu: Tapahtumalle luodaan oma info-sivu nettiin.
Äänestys ja kysely: Sivuston kautta vieraita sitoutetaan tapahtumaan jo ennen tapahtuman toteutumista (tapahtuman pidempi elinkaari). Vieraille voidaan myös toteuttaa kysely jonka kautta kartoitetaan vieraiden odotuksia tapahtuman suhteen.
Viestiseinä: Itse tapahtumassa voi olla käytössä interaktiivinen ja informatiivinen viestiseinä. Vieraat voivat esimerkiksi kommentoida puhujia reaaliajassa tapahtuman kuluessa. Myös erilaisia äänestyksiä voidaan toteuttaa reaaliajassa tapahtuman aikana.
Tapahtumatekniikka
Uskomme, että tapahtumatekniikkaan kannattaa panostaa. Laadukas tekniikka ja osaavat teknikot luovat vakuuttavat puitteet tapahtumalle.
Tekniikan budjetti voi olla mitä tahansa muutamasta satasesta kymmeniin tuhansiin.
Tekniikkaan käytettävä budjetti kannattaa suhteuttaa tapahtuman kokonaisbudjettiin.
Tapahtumatekniikka sisältää usein ääni-, valo- ja kuvatekniikkaa. Tunnelmavalaistusta, esiintyjien valaisua, somisteiden valaistusta, valkokankaita, näyttöjä jne.
Saatavilla myös interaktiiviset viestiseinät sekä tapahtuman videoiminen ja streemaaminen verkkoon.
Lisää ohjelmasta (ja ideoita)
- Osaavien baarimestareiden pitämä drinkki-baari tai alkoholiton mehubaari
- Valokuvaaja tai photo-booth:
Vieraiden kuvaaminen on pidetty ohjelma ja mukava muisto.
Kuvaaminen voidaan toteuttaa oikean kuvaajan kanssa tai valokuvauskopissa. Oikea valokuvaaja voi hoitaa vieraiden kuvaamisen lisäksi myös muun tapahtumakuvaamisen.
- Viestiseinä:
Tapahtumassa voi olla käytössä myös viestiseinä jonne vieraat voivat lähettää kommentteja tai osallistua äänestyksiin.
- Giveaway-lahja:
Vieraat saavat pois lähtiessään Sarrin Miesten syvimmät salaisuudet -kirjan lahjapaketoituna - Tarjoillaanko juomia (esim. alkumalja) tekstiä sisältävistä (kaiverretuista) kuohuviinilaseista?
- Halutaanko tapahtuman loppuun jokin pieni ”yöruoka”? Esim. hot dog-vaunu pihalle taksitolpan viereen?
Somistus
Kattilahalli somistetaan Hurman somistus kumppanin toimesta tyylikkääksi juhlatilaksi.
Somistus tiimimme on tottunut työskentelemään yhteistyössä tekniikasta vastaavan yrityksen kanssa.
- Gaalatyyliset kukka-asetelmat pöytiin ja lavalle
- Tunnelmavalaistus
- Verhot jakamaan aulaa/salia/cateringin tila
- Liinoitukset
- Aulan matotus, ja ilmottautumispöytien liinoitukset
- Muut tarvittavat somistuselementitn kuten mm köysitolpat
Kalusteet
Pakettimme sisältää kaikki tarvittavat kalusteet koko tapahtumaan.
- Huputettuja pystypöytiä
- Tuolit, pöydät
- Narikat
- Apupöydät
Painotuotteet
- Nimikyltit
- Opasteet
- Julisteet
- Kutsut
Henkilökunta
- Tuottajat
- Järjestyksenvalvonta, ensiapu
- Siivous (siivouspartio tapahtuman aikana varmistaa tilojen siisteyden koko illaksi).
- Tarjoilu
- Roudarit
Pelastussuunnitelma ja turvallisuus
- Järjestyksenvalvonta, ensiapu
- Siivous
- Tarjoilu
- Tuottajat
- Roudarit
Pitopalvelu ja tarjoilut
- Mehubaari saavuttaessa. ”Drinkit” on nimetty tapahtuman teeman mukaan.
- Illallinen
- Drinkkiliput?
- Yöruoka?
JUOMA - laadukkaat viinit
Tässä loistava vaihtoehto illan viineiksi. Suosittelemme myös viineihin sopivia Riedelin asteen verran parempia viinilaseja.
CHÂTEAU CARSIN:
Chateau Carsin on suomalaisen perheen pyörittämä tila viinin sydänmailla, Ranskan Bordeaux’ssa. Tilaa johtavat
isätytär-tiimi, Juha & Nea Berglund. Viinit valmistetaan käsityönä ja luonnolla on suuri paikka sydämessämme; emme
käytä synteettisiä hyönteisten torjunta-aineita ja vaalimme luonnon biodiversiteettiä. Kellarissa työskentely on
simppeliä; minimoimme manipulaatiot ja viineissämme käytetään pääasiassa vanhoja tammitynnyreitä. Vuodesta
2019 kaikki tarhamme ovat olleet virallisesti luomutuotannossa ja alkuvuodesta saimme virallisen luomusertifikaatin.
Viinimme heijastelevat niiden alkuperää ja maistuvat viiniltä itseltään. Parhaimmillaan ne ovat tarjottuna hyvän ruoan
sekä ystävien seurassa.
RUOKA - Ruokalähettiläs Oy
Kaksi ideaa menuksi. Koko seurueelle valitaan yksi menu. Korvaavia tuotteita travitsevat henkilöt saavat korvaavia tuotteita mahdoillisuuksien mukaan.
Menuehdotus 1
Sitruunamarinoitua lohta ja kuhaa, selleri-fenkolisalaatti, yrttiöljy
Paahdettua saksanhirvenfilettä
– Suppilovahverokastike
Pickelöityä keltajuurta
Timjami-perunaterriini
Puolukkapavlova & muscovadokinuskia
Kahvi, haudutettu tee
Menuehdotus 2
Palsternakkakeitto & pickelöityä omenaa
-mallasleipää & voi
Kuha-lohirulla & valkoviinikastike
Hasselbackan perunat, porkkanapyre
broccolinia
Lakkabrülee & suklaagranolaa
Kahvi, haudutettu tee
Logistiikka
- Vieraat saapuvat paikalle omilla kyydeillää.
- Yöllä siirtyminen jatkoille tai kotiin tapahtuu juhlatilaan eteen järjestettävältä omalta taksitolpalta.
- Kaikki palvelut sisältävät tarvittavan logistiikan
Aikataulu / tapahtuman kulku (alustava)
Tiistaina 11.10.2022
- Juhlatilan rakentaminen ja mahdollisnen esitysten harjoittelu
Keskiviikkona 12.10.2022
- Päivän aikana loput valmistelut.
- 17.00 kaikki valmista
- 18.00 ovet avataan
- 18.30 virallinen tapahtuman aloitus, mahdollisia puheita
- 19.00 ensimmäinen ruokalaji
- 19.45 pääruoka
- 20.20 mahdollinen puhe
- 20.30 jälkiruoka
- 21.00 mahdolllisia puheita/ohjelmaa
- 21.15 ohjelmaa
- 21.00 illan pääesiintyjä
- 22.00 mahdollinen yöruoka tarjolla, taksitolppa toiminnassa
- 23.30 ”valomerkki”
- 24.00 tilaisuus ohi, siirtyminen jatkoille? (varataanko paikka?)
to 13.10.2022
- Tapahtumatilan purkaminen
Arvio kustannuksista
- Varausmaksu 5% arvioidusta kokonaishinnasta veloitetaan varauksen yhteydessä.
- 50% sovitusta summasta kuukausi ennen tapahtumaa ja loput 14 vrk tapahtuman jälkeen.
- Hintoihin lisätään arvonlisävero
Kuinka tästä eteenpäin?
- Hyväksy tarjous ja ilmoita Hurmalle laskutustiedot varauslaskua varten
- Samalla saatte myös sopimusluonnoksen jota alamme kevään ja kesän aikana päivittämään sitä myöden, kun asioita saadaan lopullisesti päätettyä.
- Tapahtumasta vastaava tuottajamme Tanja on teihin yhteydessä pian.
- Sovitaan tarvittava määrä tapaamisia ja tiloihin tutustumisia kevään, kesän ja syksyn aikana.