Yleistä tarjouksesta
Kiitos luottamuksesta palveluitamme kohtaan!
Hurma Tuotanto on erittäin ylpeä siitä, että on tuottanut jo kahteen kertaan Fennia konsernin koko henkilöstön tapahtumat.
Uskomme, että nyt kolmannella kerralla osaisimme toteuttaa tapahtuman vieläkin paremmin.
Tapahtumatuotanto
Hurma Tuotanto Oy järjestää Fennia konsernin vuoden 2020 henkilöstötapahtuman niin sanotulla ”avaimet käteen mallilla”.
Ennen tapahtumaa
Hurma tuottaa tapahtuman ketterällä otteella kevään 2020 aikana yhdessä Fennian tapahtumasta vastaavan tiimin ja koko Fennian henkilöstön kanssa (äänestys ja The Voice of Fennia -kappaleen sanoitus). Hurman vastaava tuottaja koordinoi tapahtumaa tiivisti yhteistyössä Fennian, tapahtumatilojen sekä kaikkien alihankkijoiden kanssa.
Sopimus
Hyväksyttyänne tämän alustavan tarjouksen, alamme suunnitella kanssanne yksityiskohtia. Kun kaikki yksityiskohdat on päätetty, allekirjoitetaan vielä lopullinen kirjallinen sopimus.
Tapahtuman aikana
Hurmalta on riittävä määrä tapahtuma-alan huippuammattilaisia vastaamassa toiminnasta niin "lavalla" kuin lavan takanakin.
Tapahtuman nimi
Tapahtumalle keksitään yhdessä Fennian työryhmän kanssa nimi joka erottaa tapahtuman muista pienemmistä Fennian henkilöstötapahtumista.
Onko tapahtumalle ollut jo Fennian sisäisesti joku työnimi – voisiko tätä jatkojalostaa?
HURMAN EHDOTUS: The Voice Of Fennia – Fennian uusi ääni (tapahtuman aikana luodaan Fennialle oma laulu, joka kirkastaa tapahtuman sanomaa).
Fennian uuden brändin sisäinen lanseeraus
Vaikuttavat puhujat ja esiintyjät tuovat uskottavuutta Fennian uuden brändin lanseeraukseen. Jos Fennialla jo ideoita puhujista tai käsiteltävistä teemoista, niin pystymme senkin perusteella etsimään sopivat puhujat.
Mehu-baarin ”drinkit” on nimetty brändin ja Fennian arvojen mukaan. Arvo-drinkit jättävät konkreettisen muistijäljen ja tuovat hauskasti tärkeät asiat esille tapahtumassa.
Tapahtuman pitkä elinkaari
Ennen tapahtumaa Fennialaiset pääsevät kirjaamaan omia riimejä ja lyriikoita tuttuun kappaleeseen (Esimerkiksi J. Karjalaisen Sankarit tai Dingon Levoton tuhkimo).
Tapahtuman aikana Fennialaiset pääsevät äänittämään kappaletta tapahtumatilaan luodussa musiikkistudiossa.
Tapahtuman jälkeen henkilöstölle toimitetaan valmis äänite (ja ”musiikkivideo”, jossa kuvia tapahtumasta) yhdessä luodusta kappaleesta.
Tapahtumapaikat
PÄIVÄTILAISUUS:
- BIITSI PASILA (Hurma suosittelee!)
(Lähes vastapäätä Fenniaa, tien toisella puolella) Linkki.
Kustannustehokas. Hurman oma yhteistyöcatering. - SAGA CONGRESS CENTER
Vantaalla tyylikäs ja suuri kokous keskus. Bussikuljetus paikalle ja iltajuhlaan. Linkki. - WANHA SATAMA
Katajanokalla tyylikäs tila. Bussikuljetus iltajuhlaan tai iltajuhlakin Wanhassa satamassa. Linkki. - MESSUKESKUS
Edellisten tapahtumien tapaan. Bussikuljetus iltajuhlan paikkaan. - MUUT TILAT. Hurman ja Fennian yhdessä suunnittelema joku muu tapahtumatila.
ILTAJUHLA:
- FENNIAN PÄÄKONTTORI (Hurma suosittelee)
Suosittelemme edellisten vuosien tapaan Fennian omia tiloja.
Omat tilat luovat säästöä ja vapauttavat budjettia wau-efektin luomiseen.
TAI - JOKU MUU ILTAJUHLAN PAIKKA
Puhujat, juontajat, esiintyjät
Tänä vuonna tapahtuma eroaa menneistä vuosista sillä, että mukana on entistä enemmän kiinnostavia esiintyjiä ja persoonia.
Juontajat, puhujat ja tähtiartistit ovat kiinnostavia ja tunnettuja. Keynote-puhuja ja muutkin esiintyjät valitaan yhdessä Fennian työryhmän ja henkilöstön toiveita kuunnellen.
Esimerkiksi uutisankkuri Keijo Leppänen ja olympia-luistelija Mika Poutala tekevät yhteisiä koulutuksia ja toimivat keynote-puhujina. Mika ja Keijo voivat tarvittaessa myös juontaa iltajuhlan.
Muita mahdollisia juontajia/puhujia: Mikko Leppilampi, Vappu Pimiä, Heikki Paasonen, jne.
(Päivämäärän sopivuutta ei varmistettu)
Viestiseinä, tapahtuman verkkosivu ja äänestys/kysely
Ilmoittautuminen: Tapahtumaan ilmoittautuminen voidaan toteuttaa tarvittaessa sähköisesti tapahtuman oman verkkosivuston kautta.
Verkkosivu: Tapahtumalle luodaan oma info-sivu nettiin.
Äänestys ja kysely: Kevään aikana Fennian henkilöstö pääsee äänestään toivomansa pääesiintyjän tapahtumaan. Sivustolle voidaan myös luoda kysely jolla kartoitetaan odotuksia ja sitoutetaan Fennialaisia tapahtumaan.
Viestiseinä: Sekä päivä-, että iltatilaisuudessa on käytössä interaktiivinen ja informatiivinen viestiseinä. Vieraat voivat esimerkiksi kommentoida puhujia reaaliajassa tapahtuman kuluessa. Myös erilaisia äänestyksiä voidaan toteuttaa reaaliajassa tapahtuman aikana.
Tapahtumatekniikka
Uskomme, että tapahtumatekniikkaan kannattaa panostaa. Laadukas tekniikka ja osaavat teknikot luovat vakuuttavat puitteet tapahtumalle.
Tekniikan budjetti voi olla mitä tahansa muutamasta satasesta kymmeniin tuhansiin.
Tekniikkaan käytettävä budjetti kannattaa suhteuttaa tapahtuman kokonaisbudjettiin.
Tapahtumatekniikka sisältää usein ääni-, valo- ja kuvatekniikkaa. Tunnelmavalaistusta, esiintyjien valaisua, somisteiden valaistusta, valkokankaita, näyttöjä jne.
Saatavilla myös interaktiiviset viestiseinät sekä tapahtuman videoiminen ja streemaaminen verkkoon.
Ohjelmasta
- The Voice Of Fennia -äänitysstudio
Iltajuhlan yhteyteen rakennettu pop-up äänitysstudio.
- Juontaja(t):
Toimii koko tapahtuman seremoniamestarina. Yksi idea parivaljakko Mika Poutala ja Keijo Leppänen.
Keijo ja Mika voisivat toimia puhujina päivätilaisuudessa sekä juontaa illan.
- Puhujat:
Iltapäivän koulutuksellisessa osuudessa.
Keijon ja Mikan vaihtoehtona voisi olla esimerkiksi joku urheiluvalmentaja?
- Pääesiintyjä iltaan:
Fennialaiset saavat äänestää parista-kolmesta tähtiesiintyjästä.
Selvitetaan kevään aikana mahdollisia vaihtoehtoja ja järjestetään äänestys tapahtuman verkkosivulle.
- Muu ohjelma:
Budjettiin on varattu pieni siivu myös muulle ohjelmalle.
Halutaanko esimerkiksi cover-bändi esiintymään, tai jokin lava-ohjelma?
- Valokuvaaja tai photo-booth:
Vieraiden kuvaaminen on pidetty ohjelma ja mukava muisto.
Kuvaaminen voidaan toteuttaa oikean kuvaajan kanssa tai valokuvauskopissa. Oikea valokuvaaja voi hoitaa vieraiden kuvaamisen lisäksi myös muun tapahtumakuvaamisen.
- Viestiseinä:
Tapahtumassa voi olla käytössä myös viestiseinä jonne vieraat voivat lähettää kommentteja tai osallistua äänestyksiin.
- Streemaaminen nettiin ja tallentaminen:
Tapahtuma on mahdollista myös videokuvata ja esittää livenä tai tallenteena verkossa
(Ei sisälly tässä laskettuun kokonaishintaan)
Somistus
Tänäkin vuonna panostamme Iltajuhlan tilan somistamiseen. Tällä varmistamme ”wau-efektin” sekä sen, että tila (Fennian pääkonttori) erottuu arjesta.
- Kukat
- Liinoitukset
- Tunnelmavalaistus
Kalusteet
- Huputettuja pystypöytiä
- Tuolit, pöydät
- Narikat
Painotuotteet
- Nimikyltit
- Opasteet
- Julisteet
- Kutsut
Henkilökunta
- Tuottajat
- Järjestyksenvalvonta, ensiapu
- Siivous
- Tarjoilu
- Roudarit
Pelastussuunnitelma ja turvallisuus
- Järjestyksenvalvonta, ensiapu
- Siivous
- Tarjoilu
- Tuottajat
- Roudarit
Pelastussuunnitelma on helppoa muokata edellisvuosien suunnitelmasta.
Pitopalvelu ja tarjoilut
- Lounas
- Mehubaari saavuttaessa. ”Drinkit” on nimetty tapahtuman viestin/sanoman mukaan.
- Illallinen
- Drinkkiliput
- Yöruoka
Hurman ehdotus
(Pitopalvelu on sama kuin kahtena aiempana kertana)
Lounas
Salmon Bowl
Lohta, kananmunaa, marinoitua zucchinia, porkkana-kirveli raaste, romaine salaattia,
edamame papuja & yrtti-creme fraise
“Vege Bowl”
Nyhtökauraa & kikherneitä, marinoitua zucchinia, porkkana-kirveli raaste, romaine salaattia,edamame papuja & yrtti-creme fraise (vegaaninen)
Annokset on valmistettu annoksittain “ take-away astiaan” ja ruokailuvälineet kääritty servettiin. Boxiin voidaan laittaa, jos on tarvetta, jokin logotarra Fennia / tai teemaan sopiva muu painatus.
Tapahtumatilaan rakennetaan useampi noutopiste.
Ilta
“Fennia goes Street food“
Hedelmäinen lasinuudelisalaatti
Aasian makuja
Vietnamilaiset riisipaperirullat lohi-avocado täytteellä
soija-dip
Kasviskevätkääryleet & sweet chili dip
BBQ
Pulled pork tacos & chipotlemajoneesia
Peruna-omena salaatti maustettu kapris aiolilla
Kurkku-inkivääri salaattia & mirin-chili dressing
Naan & hummus
“Jälkiruoka”
Mud Cake & vanilja-minttu cremé
**
Appelsiini-suklaamoussé
annos kipossa
**
Popcorn pannacotta
annos kipossa
**
Macarons & suklaa petit fours
Logistiikka
- Vieraiden siirtäminen päivätilaisuudesta iltajuhlaan
- Yöllä siirtyminen jatkoille
Aikataulu / tapahtuman kulku
- 11.00 lounas tarjolla päivätilaisuuden tapahtumatilalla
- 12.00-15.00 puhujat/koulutukset
- 15.00-17.00 siirtyminen Fennialle (mahdollisesti hotellin kautta)
- 17.00 gaalatilaisuus alkaa, alkumaljat tarjolla,
- 17.30 puheet, toivotukset, infot
- 17.30 ruoka
- 19.00 ohjelmaa
- 21.00 illan pääesiintyjä
- 22.00 yöruoka tarjolla
- 23.00 ensimmäiset bussit lähtevät
- 24.00 viimeinen bussi lähtee
Arvio kustannuksista
- Varausmaksu 5% arvioidusta kokonaishinnasta veloitetaan varauksen yhteydessä.
- 50% sovitusta summasta kuukausi ennen tapahtumaa ja loput 14 vrk tapahtuman jälkeen.
| PALVELU | YKSIKKÖHINTA | MÄÄRÄ | HINTA |
|---|---|---|---|
| Projektin johtaminen | 85 € | 50 | 4 250 € |
| Tapahtumatuotanto ja suunnittelu ennen tapahtumaa (tuotantoassistentti) | 65 € | 150 | 9 750 € |
| Tuottajat tapahtuman aikana | 50 € | 50 | 2 500 € |
| PhotoBooth tai valokuvaaja | 3 000 € | 1 | 3 000 € |
| Tapahtumakuvajaa (still-kuvat) | 1 500 € | 1 | 1 500 € |
| Disco-tilan tekniikka (iltajuhla) | 2 500 € | 1 | 2 500 € |
| Cover-bändi tai muuta ohjelmaa | 2 500 € | 1 | 2 500 € |
| Studio + video | 4 000 € | 1 | 4 000 € |
| Mehubaari | 2 500 € | 1 | 2 500 € |
| Järjestyksenvalvonta turva-aidoilla, pelastussuunnitelma | 4 000 € | 1 | 4 000 € |
| Iltajuhlan somistus | 8 000 € | 1 | 8 000 € |
| Iltajuhlan tapahtumatekniikka | 25 000 € | 1 | 25 000 € |
| Viestiseinä | 1 500 € | 1 | 1 500 € |
| Lounas | 13,00 € | 700 | 9 100 € |
| Lounastarjoilujen henkilöstö ja muut pitopalvelun kulut | 5 000 € | 1 | 5 000 € |
| Iltajuhla ruoat (menu, jälkiruoka, kahvit, astiasto, yöruoka, henkilökuntaruoka) | 38 € | 700 | 26 600 € |
| Iltajuhlan ruokien henkilöstö ja muut pitopalvelun kulut | 5 000 € | 1 | 5 000 € |
| Iltajuhlien juomat (alkumalja, yksi kaato viiniä sekä kaksi drinkkilippua) | 30 € | 700 | 21 000 € |
| Siivous (tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen) | 5 000 € | 1 | 5 000 € |
| Linja-autot | 3 500 € | 1 | 3 500 € |
| Painokulut | 2 500 € | 1 | 2 500 € |
| Juontajat koko päiväksi | 5 000 € | 1 | 5 000 € |
| Päivätilaisuuden tilavuokra | 10 000 € | 1 | 10 000 € |
| Päivätilaisuuden kalusteet | 4 590 € | 1 | 4 590 € |
| Roudarit ja muu henkilökunta | 3 500 € | 1 | 3 500 € |
| Pääesiintyjä iltaan | 15 000 € | 1 | 15 000 € |
| Puhujat päivätilaisuuteen | 10 000 € | 1 | 10 000 € |
| 196 790€ |
Kuinka tästä eteenpäin?
- Hyväksy tarjous ja ilmoita Hurmalle laskutustiedot varauslaskua varten
- Tapahtumasta vastaava tuottajamme on teihin yhteydessä pian.
- Sovitaan tarvittava määrä tapaamisia ja tiloihin tutustumisia kevään, kesän ja syksyn aikana.