Usein (ja harvoin) kysytyt kysymykset (Juhlatila Espoon Talli)

Tälle sivulle olemme keränneet vastaukset usein (ja harvoin) kysyttyihin kysymyksiin, liittyen yksityisjuhlien (erityisesti häät) järjestämiseen Juhlatila Espoon Tallilla. Klikkaa kysymystä nähdäksesi vastauksen.

 

Koska kaiken tulisi olla sovittua?

Tallin puolesta riittää, jos kuukautta ennen juhlia tiedetään menu ja henkilömäärä, kaikki muut asiat saadaan käytyä läpi vaikka vasta juhlia edeltävällä viikolla. Se voi tuntua uskomattomalta, mutta Tallin porukalle juhlien järjestäminen on ammatti ja he tekevät sitä viikosta toiseen. Vaikka jokainen juhla onkin ainutkertainen, on silti suuri joukko asioita jotka kulkevat aina lähes samalla kaavalla.

 

Varsinainen sopimus varauksen jälkeen

Tärkeintä on tietää menu. Kun menu (ja kakku) on päätetty, voisi olla hyvä aika tehdä sopimus.  Sopimusta on myös mahdollista muokata myöhemminkin ja sopimuksessa mainitsemattomia asioita voidaan helposti pakettiin lisätä (esim. jäät, yöruoka, cocktail-paloja alkuun, karaoke-laitteet jne.).

Sopimus voidaan tehdä vaikka jo vuosi ennen juhlia, mutta ei haittaa vaikka sopimuksen tekeminen jää lähellekin juhlia. Tärkeintä on, että päivämäärä on varausmaksulla varattu ja ollaan samaa mieltä budjetin suuruusluokasta ja karkeasti juhlien sisällöstä.

 

Pienimmistä yksityiskohdista sopiminen

Juhlien järjestelyjen tiimoilta voi olla erinäisiä pieniä yksityiskohtia joista on sovittu. Tällaisia asioita voisivat olla esimerkiksi lisäsähkön vetäminen jatkoroikalla jonnekin, pienen apupöydän järjestäminen popcorn-koneelle, led-valojen värin vaihtaminen, ulkoroihujen sytyttäminen ennen juhlavieraiden saapumista jne.

Tällaisia pieniä juttuja ei kannata varsinaiseen sopimukseen kirjata ja usein ne asiat nousevatkin esiin vasta sopimuksen teon jälkeen.

Olisi kuitenkin hyvä, että nämä kyseiset pienet käytännönasiat olisi kirjattu ranskalaisin viivoin lyhyesti ylös sähköpostiin. Tallin tuottajilla on tapana pitää meilikeskusteluissa mukana koontina yksinkertaista listausta koko tapahtumanne keskeisimmistä asioista.  Tässä listauksessa on mainittu esim. aikataulu, valittu menu, kakku, yöruoat, jäät, siivoukset jne. Tähän listaukseen on hyvä lisätä myös tuollaiset aiemmin mainitut pienet yksityiskohdat (erityisesti ne jotka vaikuttavat Tallin henkilökunnan työskentelyyn tapahtuman aikana tai valmisteluissa). Tapahtumassanne työskentelevälle Tallin henkilökunnalle kasataan ohjeistus tuon listauksen mukaan.

Pointti siis se, että ei jätetä mitään muistin ja suusanallisen keskustelun varaan, vaan huolehditaan, että kaikki on kirjattu ylös. Juhlaviikolla nämä keskeisimmät asiat käydään vielä kertaalleen läpi teidän ja Tallin väen kanssa. Silloin on hyvä vielä kertaalleen varmistaa, että kaikki tarpeellinen on kirjattuna ”ajolistaan”.

 

Autot

Tallin pihalle on siis helpointa ajaa autolla alhaalta Finnoonniityn kautta K1-katsastusaseman takaa. Tallin pihalle voi jättää myös yöksi autoja. Parkkipaikan puolella Tallin seinusta, ja erityisesti talon pääty (ei kaupan pääty vaan se toinen), on hyvä jättää kuitenkin vapaaksi autoista. Tallin alakerrassa on muita vuokralaisia jotka kulkevat tiloihinsa siitä. Erityisesti talon päädyssä on eräs vuokralainen joka voi tulla isolla autolla hakemaan tavaroitaan. Hän on tosin usein rajannut oman alueensa jo muutenkin tukkoon erinäisin tavaroin.

 

Juhlien aikataulu

Hyvä aikataulu on juhlien ”rullaamisen” kannalta tärkeä seikka. Suosittelemme, että aikataulu tehdään yhdessä tilaajan ja Tallin henkilökunnan kanssa. Kokemuksemme mukaan hyvissä juhlissa on koko ajan sopivasti tapahtumia ja epämääräistä odottelua on mahdollisimman vähän.

Tallin väki tietää aika tarkasti paljonko mihinkin tarvitsee varata aikaa. Tilaajan omat ohjelmat tai vaikka yllättävät puheet voivat tämän aikataulun sotkea. Bestmaneilla/kaasoilla on tässä tärkeä rooli. He ovat tilaisuuden seremoniamestareita ja huolehtivat, ettei yllätysohjelmia ilmaannu väärään paikkaan.

Hyväksi malliksi on havaittu se, että ruokailu laitetaan alkamaan melko pian tilaisuuden alettua. Kahvit ja kakku 2h ruokailun alun jälkeen (jos vähemmän väkeä tai halutaan muuten aikataulua jouduttaa, niin kahvit voivat alkaa myös 1,5h ruokailun alun jälkeen). Tässä kuvitteellinen esimerkkiaikataulu hääjuhlista jotka alkavat klo 16 Tallilla (vihkiminen ollut ennen tätä jossain kirkossa)

-klo 16.00 vieraat paikalle, tarjoilijat ovat kaataneet alkumaljat valmiiksi odottamaan
-klo 16.30 hääpari paikalle, maljan nosto ja onnittelut, vieraat omille paikoilleen
-klo 16.50 bestman/kaaso ohjeita, Talli-isännän sanat (turvallisuus, menu yms.)
-klo 17.00 ruokailu alkaa
-klo 18.00 ensimmäinen puhe (onko esim. joku vanhemmista? Kesto 15-30min) (lisää puheita myöhemmin)
-klo 19.00 Kakku ja kahvit
-klo 19.30 mahdollinen toinen puhe (kesto 15-30min)
-klo 20.00 häätanssi, bändin ensimmäinen setti
-klo 20.45 puhe, visailu, leikki tai vaikka polttarivideo
-klo 21.15 bändin jälkimmäinen setti
-klo 22.00 yöruoka esille, levymusiikkia
-klo 22.00-23.30 vapaata juhlimista ja mahdollista omaa ohjelmaa

Tarjoiluhenkilökunta on aikataulutettu sen mukaan, että kahvittelu alkaa 2h ruokailun alun jälkeen. Tämän vuoksi on tärkeää, että ruokailujen osalta ennalta sovitusta aikataulusta pidetään kiinni. Jos ehdottomasti haluatte muunlaisen aikataulun, on siitä sovittava hyvissä ajoin etukäteen (osaamme pidentää henkilökunnan työvuoroja ja ottaa sen myös kustannusten osalta huomioon kokonaishinnassa).

 

 

Levymusiikin soittaminen

Tällä hetkellä suositeltavin toimintamalli olisi se, että hääpari/järjestäjä tuo oman koneen, jonne toivotut musiikit on ladattu. Musiikit kannattaa ladata koneelle ns. offline-tilaan. Näin musiikki soi luotettavasti, vaikkei kone olisikaan yhteydessä nettiin. (Juhlatilassa on toki langaton nettiyhteys)

Asiakkaan oma kone voidaan sijoittaa salin puolelle ja tällöin vierailla (tai valtuutetuilla henkilöillä) on mahdollista käydä vaikuttamassa kappaleisiin.

Toinen vaihtoehto on se, että toimitatte vaikkapa linkin spotify-soittolistaan ja lataamme teidän soittolistat Tallin koneelle. Tällöin kone on piilossa takahuoneessa ja määritelty soittolista soi määritellyssä järjestyksessä. Tällöin siis vieraat eivät pääse itse ”räpläämään” konetta.

 

 

Juomat

Tallin henkilökunta huolehtii, että juomat ovat kylmiä. Teidän ei siis tarvitse huolehtia jääkaapin täyttämisestä. Riittää, kun tuotte juomat päivää ennen juhlia (tai erikseen sovittavana aikana) Tallille.

Bestmanit/kaasot huolehtivat, että juomapöydässä on aina tarpeeksi juomaa. Toki Tallin henkilökuntakin hieman juomabuffetin perään katsoo, mutta usein bestmanit/kaasot huomaavat paremmin, kun juomat alkavat loppua.

Juomien viilentämistä varten voidaan hankkia myös jäitä juomabuffettiin. Jäät eivät ole välttämättömiä, mutta ihan kivoja kyllä. Tallilta löytyy sinkkivateja juomabuffettiin.

Viinien kanssa on hyväksi käytännöksi havaittu se, että kuhunkin pöytään laitetaan pullo puna- ja valkoviiniä. Jos mahdollista, olisi kiva jos pulloviinit olisivat kierrekorkillisia. Lisää viiniä voidaan laittaa sitten juomabuffettiin. Siellä viini voi olla pulloissa tai laatikoissa.

Jos toivotte tarjoiluhenkilökunnan hoitavan esimerkiksi alkumaljojen tarjoilua tarjottimilta, viinien kaatamista pöytiin tai muita erityisempiä tehtäviä, niin sopikaa niistä erikseen Hurman kanssa. Näistä olisi hyvä sopia jo ennen sopimuksen tekemistä, mutta toki niistä voi sopia myöhemminkin. Esimerkiksi viinien kaataminen tarjoilijoiden toimesta vaatii hieman lisähenkilökuntaa.

 

Tarjoilijat

Tarjoilijat ovat Tallin/cateringin henkilökuntaa ja saavat ohjeistukset työhönsä esimiehiltään. Tarjoilijoilla on tarkasti ennalta määrätyt työtehtävät ja vastuualueet. Tarjoilijoiden ohjeistaminen ei tapahdu tilaajan toimesta illan aikana. Kannattaa kysyä, jos tilaajalla mietityttää mitä kaikkea kuuluu tarjoilijoiden toimenkuvaan ja mistä taas tulisi huolehtia itse (esim. kaasot ja bestmanit). Tietysti ihan normaali asiointi tarjoilijoiden kanssa on ok (saisinko lisää vettä vesipulloon, tai olisikohan siellä vielä valkoviiniä jäljellä, tai löytyisikö uutta haarukkaa tippuneen tilalle, tai lasi hajosi olisiko siivousvälineitä, jne.)

 

Muovimukit

Jos tilaaja haluaa, voidaan lasiastioiden antaa olla käytössä ihan tilaisuuden loppuun saakka. Kokemuksemme mukaan kuitenkin laseja alkaa hajoilemaan kiihtyvällä tahdilla illan edetessä. Lisäksi niitä jää ulos ja hukkuu muutenkin. Ja harva haluaa muutenkaan käyttää samaa viinilasia koko iltaa.

Hyvä toimintatapa on se, että catering keräilee lasiset astiat pois siinä kahvien jälkeen ja loppuilta mennään sitten suoraan tölkeistä ja/tai muovituopeista. Kertakäyttölasien hankinta voisi olla tilaajan hommia, ellei muuta sovita (tilaaja tietää mitä juomia tulee ja mistä niitä olisi hyvä juoda).

Jos/kun lasiset astiat kerätään kahvien jälkeen pois, olisi tästä hyvä kertoa vieraille jo aiemmin jossain (bestmanien/kaasojen) info-puheessa.

 

Bändit

Hurma Tuotanto on alkujaan ohjelmatoimisto. Suosittelemme ottamaan bändit ja muun ohjelman Hurmasta, mutta toki omaakin ohjelmaa saa tuoda. Omasta ohjelmasta tulee kuitenkin sopia etukäteen Tallin/Hurman väen kanssa. Hurman käyttämät bändit ovat tuttuja ja luotettavia, ja bändit tuntevat talon tavat.

Bändit lopettavat Tallilla soton aina viimeistään klo 23.00.

 

Volyymitaso

Bändien volyymitasojen kanssa ei ole ollut enää aikoihin Tallilla ongelmia. Tähän vaikuttaa käytettävä äänentoisto sekä esiintymisen kellonaika.

Jos aikataulu suunnitellaan niin, että bändi lopettaa klo 22.00, tai aiemmin, ei volyymitasosta juuri tarvitse huolehtia. Jos varaatte Hurman bändin, voidaan bändin soittoa venyttää klo 23.00 asti helposti.

Jos teillä on oma bändi ja sen soittoaikaa halutaan venyttää vaikka sinne klo 23.00 saakka, tulee bändin käyttää Tallin omaa äänentoistoa tai bändin omien äänentoistolaitteiden on oltava tilaan sopivat (ns. laulukamat ilman subbareita) . Tallin äänentoisto on laadukas ja Tallin tilaan ja olosuhteisiin sopiva. Hurman väki on mielellään yhteydessä suoraan bändeihin äänentoistoon, soittoaikoihin ja volyymitasoon liittyvissä seikoissa.

 

Tavaroiden tuominen ja paikkojen järjestely

Lähtökohtaisesti juhlatilalle pääsee järjestelemään paikkoja juhlia edeltävänä päivänä klo 12-18. Olisi hyvä, että valittu pöytäjärjestys olisi jo Tallilaisten tiedossa ennen tätä, jotta pöydät ovat jo suunnilleen oikeissa paikoissa, kun saavutte paikalle.

Jos juhlatila sattuu olemaan varattu juhlianne edeltävänä päivänä, jää järjestely, kattaminen ja osin myös somistus  enemmän Tallin henkilökunnan vastuulle. Toki olette tervetulleita juhla-aamuna paikalle, jos omat aikataulunne sen sallivat. Tarkka suunnitelma somistuksen osalta tehdään yhdessä hääparin ja Hurman kanssa. Hyväksi havaittu malli on se, että Tallin väki siivoaa, järjestelee ja kattaa juhlatilan yön ja aamun aikana. Kaasoja/bestmaneja voi tulla laittelemaan pöytäsomisteet esimerkiksi klo 10-11 alkaen juhlapäivänä.

Olette tilanneet somistusta, kukkia tms. Hurmalta, ei teidän tarvitse luonnollisestikaan huolehtia niiden esillelaitosta lainkaan.

Normaalisti juhlatilalle pääsee juhlapäivänä klo 12.00 alkaen (jos siis järjestelyt on tehty juhlia edeltävänä päivänä).

 

 

Pöytien somistaminen

Tallilta tulee siis kaikkiin pöytiin valkoiset pöytäliinat, servietit (valkoiset ellei muuta olla puhuttu), vesipullot ja tarvittaessa tuikut pienissä lasikupeissa. Lisäksi pöytiin katetaan haarukat, veitset, viinilasit ja vesilasit. Lautaset tulevat buffettiin.

Lisäksi suosittelemme kaitaliinoja valkoisten pöytäliinojen päälle. Kaitaliinojen hinnat eivät lähtökohtaisesti sisälly kokonaishintaan. Kaitaliinat maksavat noin 1e/hlö (tämä ei ole lupaus vaan karkea arvio). Tallin väki asioi jatkuvasti tukussa ja juhlasomistekaupoissa, joten voimme ottaa mielellämme kaitaliinat noista liikkeistä ja tuoda juhlatilalle. Voitte tuoda kaitaliinat toki myös itse.

Usein hääparit haluavat pöytiin myös muita somisteita. Nämä mahdolliset muut somisteet ovat lähtökohtaisesti asiakkaan hoidettavia, ellei muuta sovita.

Pöydät ovat 6hlö pöytiä ja kooltaan noin 180cm x 80cm.

 

 

Pöytäliinat

Tallin pöytäliinat mankeloidaan/silitetään Tallin henkilökunnan toimesta itse Tallilla. Liinat eivät ole sileydeltään ihan pesulalaatua tai ala carte ravintoloiden tasoa. Sileys on kuitenkin riittävä. Ja kun pöytään katetaan lasit, aterimet, servietit, vesipullot, mahdolliset tuikut ja mahdolliset muut pöytäsomisteet, ei itse liinoja kovin paljoa edes näy. Puhumattakaan, että päällä on vielä kaitaliina.

Jos kuitenkin haluatte pesulalaatuiset teollisesti prässätyt pöytäliinat, niin se toki onnistuu. Pöytäliinojen vuokrat ovat noin 10-12e per liina plus kuljetuskulut. Kertokaa vain, jos haluatte hienommat liinat, niin lisätään pakettiin.

 

 

Muut somisteet

Tallin väki rohkaisee asiakkaitaan somistamaan tilaa mahdollisimman paljon. Ainoa pyyntö on se, että seinien musta pinnoite on aika herkkää, joten sitä olisi hyvä varoa. Myös ns. roudarinteipin kanssa olisi hyvä käyttää harkintaa. Esimerkiksi ovista, seinistä ja lattioista on lähtenyt maalipintoja pois teippien mukana.

Juhlatilan puuraknteisiin on mahdollista käyttää nouloja, nitojaa, nastoja jne.

 

 

Tuolihuput

Juhlatilan tuoleihin on mahdollista saada tuolihuput. Juhlatilalla on tällä hetkellä tuolihuppuja noin 100hlö juhliin, mutta lisää saadaan, jos tarve vaatii. Pyytäkää tarkempi tarjous tuolien huputtamisesta.

 

Omat tarjottavat

Tallilla olemme olleet varsin joustavia omien tarjottavien tuomisen suhteen. Joku on halunnut tuoda omaa kalaa, toinen karjalanpiirakoita ja joku taas on ottanut kakun jostain tutultaan. Nämä kaikki ovat ok, kunhan muutaman seikan huomioi.

Tallilla ei voi valmistaa mitään. Ruoat tulevat Tallille aina valmiina tarjoiluastioissa ja ne voi vain nostaa esille. Omat tarjoiltavat eivät saisi aiheuttaa sotkua tai rasitetta henkilökunnan tiloille.

Kylmätilan riittävyys varmistettava. Ei ole huono idea tuoda omia mahdollisia tarjottavia vaikkapa kylmälaukuissa.
Jos kaikki tarjoilut tulevat Tallilta, ei näistä seikoista tarvitse luonnollisestikaan huolehtia.

Sovittehan kaikkien omien tarjottavien tuomisesta etukäteen Hurman/Tallin henkilökunnan kanssa?

Jos asiakas tuo juhliin omia tarjottavia, ei Hurma Tuotanto Oy voi ottaa vastuuta tarjottavien laadusta ja säilyvyydestä. Mahdollisissa ruokamyrkytystapauksissa vastuu on hääparilla/tilaajalla.

 

Catering-keittiö ja muut henkilökunnan tilat

Catering-keittiö ja kaupan puoli ovat henkilökunnan tilaa. Hääpari ja muut juhlien järjestäjät voisivat katsoa laukuille ja muille henk.koht. tavaroille säilytyspaikan jostain juhlatilan puolelta. Usein esimerkiksi parven perällä ei ole muuta toimintaa.

Morsian saa käyttää inva-wc:tä. Vauvoille on vaipanvaihtoalusta myös inva-wc:ssä. Tallilta löytyy myös mikroaaltouuni lastenruokien lämmittämiseen.

Kaasot/bestmanit voivat hakea täydennystä juomabuffettiin catering-keittiön jääkaapista. Tarjoilijat auttavat myös mielellään tässäkin.

 

Ruokien säästäminen

Emme lähtökohtaisesti säästä yli jääneitä ruokia (esim. seuraavaksi päiväksi hääparille). Tämä liittyy kylmäketjuun ja hygieniaan. Huolehdimme äärimmäisellä tarkkuudella siitä, että ruoat tulevat buffetpöytään oikean lämpöisinä ja asianmukaisesti säilytettynä/pakattuna/kuljetettuna. Sen jälkeen kun ruoat on nostettu pois buffetpöydästä, emme ota enää vastuuta niiden säilymisestä, emmekä suosittele niitä syötävän. Poikkeuksen tähän muodostavat sellaiset ruoat, joita ei olla vielä ehditty nostaa esille. Joskus meillä jää esimerkiksi kylmään ”avaamattomia” salaatteja omissa tarjoiluastioissaan. Tällaisessa tapauksessa salaatti voidaan säästää mahdolliselle yöpalalle ja nostaa tarjolle myöhemmin. Juhlatilan jääkaapit kytketään pois päältä jo yöllä juhlien jälkeen. Tästäkään syystä juhlatilalla ei voi säilyttää mitään elintarvikkeita esimerkiksi seuraavaan päivään.

 

Pöydät

Pöydät ovat kooltaan noin 180x80cm. Pöydät ovat 6hlö pöytiä. Joissain tapauksissa myös pöytien päätyihin on katettu paikat. Tällöin pöydät siis 8hlö pöytiä. Jos pöydistä on tarkoitus rakennella ”neliöitä” tai muita erikoisempia muodostelmia, niin ilmoitattehan tästä Hurmalle. Asia vaikuttaa esimerkiksi pöytäliinojen, kaitaliinojen, vesipullojen, kynttilöiden määrään.

 

Videotykki

Tykkiin pääsee kytkeytymään joko HDMI-piuhalla tai mac:iin sopivalla piuhalla (onkohan se nyt nimeltään thunderbolt). Tallilla on siis molemmat piuhat valmiina, tuokaa vain kone. Piuha tulee siihen valkokankaan alle seinän viereen. Uudehkoissa pc-läppäreissä ja ”mäkeissä” on nuo mainitut liittymät. Videotykin ja koneen yhteensopivuus on hyvä testata etukäteen vaikkapa valmistelupäivänä.

 

Yhteydenpito Hurman ja asiakkaan välillä

Kiireettömissä asioissa sähköposti on ihan hyvä tapa asioida. Jos vastausta ei ala kuulua, voi ihan reilusti muistutella asiasta. Jos haluaa varmasti vastauksen nopeasti, voi Hurman tuottajille (tai Ollille) myös soittaa. Monista asioista onkin helpompi keskustella puhelimessa.  Soitelkaa rohkeasti.

 

Esimerkkikysymys